Der vollständig konfigurierbare Belegfreigabe-Workflow für Ihr Unternehmen. KI prüft automatisch auf umsatzsteuerrechtliche Richtigkeit und liest alle Belegdaten bis auf Positionsebene aus — bevor der erste Mensch den Beleg sieht.
Eingangsrechnung
Lieferant GmbH · RE-2024-0087
KI-Prüfung abgeschlossen
Umsatzsteuerlich korrekt · 12 Positionen erkannt · Lieferantenabgleich ✓
Workflow
devaktoFlow begleitet jeden Beleg durch den gesamten Freigabeprozess — transparent, nachvollziehbar und ohne Medienbruch.
Belege gelangen per E-Mail, Scan oder direktem Upload in Flow. Das System erkennt den Belegtyp automatisch und leitet ihn dem passenden Workflow zu.
Die integrierte KI liest alle relevanten Daten aus — von Kopfdaten (Lieferant, Datum, Betrag) bis zu einzelnen Positionen. Gleichzeitig wird die umsatzsteuerrechtliche Richtigkeit geprüft: Steuersätze, USt-IdNr., Pflichtangaben nach §14 UStG.
Anhand konfigurierbarer Regeln (Betrag, Kostenstelle, Lieferant, Abteilung) wird der Beleg automatisch an die richtige Freigabestufe weitergeleitet — mehrstufig, parallel oder bedingt.
Freigeber werden per E-Mail oder In-App-Benachrichtigung informiert. Die Freigabe oder Ablehnung erfolgt direkt im Browser oder mobil — mit optionalem Kommentarfeld.
Überschrittene Fristen lösen automatische Eskalationen aus. Jede Aktion wird im revisionssicheren Audit-Trail protokolliert: Wer hat wann was freigegeben oder abgelehnt?
Nach vollständiger Freigabe werden Belegbild und extrahierte Daten automatisch an DATEV übergeben — inklusive Kostenstelleninformationen und Buchungsvorschlag.
Features
devaktoFlow kombiniert maximale Flexibilität mit KI-Power und nahtloser DATEV-Integration.
Erstellen Sie beliebig komplexe Freigabe-Workflows: mehrstufig, parallel, bedingt. Jede Stufe, jeder Freigeber, jede Eskalationsregel ist individuell einstellbar.
Die KI erkennt nicht nur Kopfdaten, sondern liest jeden einzelnen Posten — Menge, Einheit, Einzelpreis, Steuersatz, Kostenstelle. Ideal für komplexe Sammelrechnungen.
Automatische Prüfung aller umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben: Steuernummer, USt-IdNr., Steuerbetrag, Steuersatz und Ausweis der Leistung.
Weisen Sie Belege automatisch anhand von Betragsklassen, Kostenstellen, Lieferanten oder benutzerdefinierten Feldern den richtigen Freigebe-Pfaden zu.
Definieren Sie Fristen pro Freigabestufe. Bei Überschreitung werden automatisch Erinnerungen verschickt und ggf. die nächste Eskalationsstufe informiert.
Jeder Schritt im Freigabeprozess wird unveränderlich protokolliert — GoBD-konform, mit Zeitstempel, Nutzer-ID und Kommentaren. Ideal für Betriebsprüfungen.
Übersicht aller offenen, freigegebenen und abgelehnten Belege. Auswertungen nach Freigeber, Abteilung, Zeitraum und Lieferant für maximale Transparenz.
Freigeber können Belege von überall aus dem Browser oder mobil freigeben oder ablehnen — keine App-Installation nötig, voller Funktionsumfang im Browser.
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